Hoofd secretariaat / Management Assistant (tijdelijk, 5 maanden)

Hoofd secretariaat / Management Assistant (tijdelijk, 5 maanden)

ZIJ
Geplaatste datum: 22/03/2019 (Een maand geleden)

Al voor gesolliciteerd: Ongedefinieerd
Sollicitaties : 0
Keer bekeken : 28
Vacature overzicht

Hoofd secretariaat / Management Assistant (tijdelijk, 5 maanden)

Functie

Belangrijk om te weten is dat het gaat om een tijdelijke functie ter vervanging van een zwangerschapsverlof. Het gaat om de periode 20 mei t/m 18 oktober 2019 (5 maanden). Het is een functie voor 32-40 uur.

Het is een combinatie functie waar je werkt als Hoofd Secretariaat en Management Assistant. We beginnen met jouw rol als Hoofd Secretariaat, daar ben jij namelijk leidinggevende voor 10 medewerkers (3 receptionisten, 4 kantinemedewerkers, 3 secretaresses). Dit zijn zelfsturende teams waar jij hiërarchisch gezien leiding aan geeft. Het is aan jou om knelpunten en inefficiënte werkwijzen te signaleren. Mocht dit voorkomen bespreek je met elkaar een voorstel om dit te voorkomen en/of verhelpen en jij ziet er als Hoofd Secretariaat op toe dat het goed wordt uitgevoerd. Niets is prettiger dan een fijne samenwerking tussen ‘jouw’ medewerkers en de rest van de organisatie, daar draag je dan ook graag de zorg voor. Er zijn geldende afspraken die zowel als team als per medewerker zijn gemaakt, als Hoofd Secretariaat ben je er verantwoordelijk voor dat deze worden nageleefd. Jij draagt zorg voor een goede sfeer en durft een medewerker ook aan te spreken wanneer dit nodig is. Daarin vind jij een goede balans. Oftewel; je bent een leidinggevende waar ze graag naar toe komen als er iets is, maar kunt ook kritisch zijn naar de medewerkers toe.

De rol als Management Assistant is net zo belangrijk. Je ondersteunt namelijk 3 groepsleiders. Er ligt een leuke en uitdagende taak om secretariële en organiserende werkzaamheden op te pakken. In ieder geval zijn er 3 symposia die in die periode georganiseerd worden. Jij bent verantwoordelijk voor de correspondentie en het contact met (buitenlandse) sprekers, het boeken van hotels en vervoer, afhandelen van declaraties en als gastvrouw zorgdragen voor een vlekkeloos verloop van de dag. Dit pak je samen met een collega op. Als Management Assistant voor de groepsleiders regel je alles. Zij zijn veel onderweg en hebben drukke agenda’s. jij zorgt dat alles omtrent hun afspraken verzorgd wordt. Hierin neem je zowel het organisatorische deel op je als ook ervoor zorgen dat ze van alle informatie zijn voorzien zodat ze goed voorbereid een meeting/afspraak in gaan.

Eisen

Jij bent de periode 20 mei t/m 18 oktober 2019 beschikbaar. Wanneer je in deze periode een vakantie hebt gepland, is dit bespreekbaar.

Voor de functie van Hoofd Secretariaat / Management Assistant zoeken we iemand met een HBO werk- en denkniveau. Je hebt een opleiding en/of ervaring als secretaresse/Management Assistant. Daarbij is het zeer gewenst wanneer je leidinggevende ervaring hebt, bij voorkeur voor secretaresses/receptionisten. Het is belangrijk dat je inzicht hebt in besluitvormingsprocessen en organisatorische & functionele verhoudingen.

Je bent het gewend om te werken met verschillende Office programma’s en tevens beheers je het Nederlands en Engels goed. Beiden is belangrijk voor het vervullen van deze functie.

Bedrijf

Het betreft hier een Internationaal instituut dat onderzoek verricht in de wetenschap. Het instituut draagt bij aan de overdracht van kennis aan de industrie en ze leiden getalenteerde jonge onderzoekers op. Ze zijn gevestigd in Amsterdam en hebben ongeveer 140 wetenschappers en 70 ondersteunende medewerkers in dienst. Het kantoor bevindt zich op het Science Park te Amsterdamen is zowel per auto als met het OV of de fiets goed bereikbaar.

Cultuur

Iedereen kan hier oprecht zichzelf zijn in deze platte organisatie. Daar je hier te maken hebt met wetenschappers en een informele omgeving is het belangrijk dat je goed kunt inschatten hoe iemand aangesproken of benaderd wil worden. Ruim de helft van je collega’s is afkomstig uit het buitenland waardoor het multicultureel is. Binnen dit bedrijf wordt Nederlands en Engels gesproken. Beide talen zijn even belangrijk. Deze organisatie kent in de ochtend een koffiepauze waarbij het gehele bedrijf gezamenlijk pauzeert, een leuke manier om jouw collega’s ook even buiten het werk om te spreken.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisindicatie ligt tussen € 2.800 tot € 3.100 bruto per maand, gebaseerd op een fulltime werkweek, zij bieden een maximaal bruto uurloon van € 18,-. Daarbij ontvang je een tegemoetkoming in reiskosten, vakantiedagen en vakantiegeld.
Deze tijdelijke vacature kan niet op Interim (ZZP) basis vervuld worden.

Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag vereist. De aanvraagkosten worden door deze organisatie vergoed.

Interesse

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie (verpli

Vacature details