Meeting Assistant / Notulist

Meeting Assistant / Notulist

Geplaatste datum: 27/03/2019 (5 Maanden geleden)

Al voor gesolliciteerd: Ongedefinieerd
Sollicitaties : 0
Keer bekeken : 207
Vacature overzicht

Inzetbaarheid: 24 – 40 uur per week


Jouw werkgebied

Emma Handson biedt al jaren ondersteuning op het hoogste niveau bij vergaderingen. De notulisten van Emma Handson hebben een uitgebreide expertise. Zo werken we al jaren voor pensioenfondsen, raden van toezicht, diverse besturen en medezeggenschapsraden. Onze meeting assistants zorgen voor foutloze verslaglegging van deze vergaderingen. Onze klanten zijn gevestigd door heel Nederland.


Een dag van een meeting assistant

Vandaag heb je een bestuursvergadering op de planning staan. Van de coördinator heb je alle stukken gekregen en de voorbereidingen zijn getroffen. Jij reist vandaag naar Amsterdam. Van tevoren heb je gecheckt hoe laat je moet vertrekken om op tijd aanwezig te zijn, want je weet dat te laat komen geen optie is. Bovendien kun je zo rustig je plek inrichten en het opnameapparaat op de juiste plek zetten.


Alle genodigden van de meeting zijn aanwezig en de voorzitter opent de vergadering. Je kent deze mensen, omdat je vaker aanschuift bij meetings van deze klant. Aandachtig luister je mee en maak je de eerste aantekeningen op je laptop. Na afloop van de vergadering is er een lunch geregeld, waarbij jij ook mag aanschuiven. Dat biedt de mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen en om te netwerken. Na de lunch ga je naar huis om aan de uitwerking van de notulen te beginnen.


Eenmaal thuis check je eerst je e-mailinbox. Je ziet een e?mail van een collega. Een vorig door jou uitgewerkt verslag is gecontroleerd en voorzien van tips. Je maakt even tijd om hiernaar te kijken, zodat het resulteert in een perfect verslag dat klaar is om door de coördinator naar de klant te worden verstuurd. Ook leer je enorm veel van deze feedback. Het is een fijn gevoel om samen verantwoordelijk te zijn. Daarna maak je een goede planning, omdat je overmorgen het uitwerken van een opname van een vergadering in je agenda hebt staan. Er zijn tenslotte deadlines die moeten worden gehaald. Vervolgens start je met het uitwerken van de notulen van de vergadering van die ochtend. Je stuit op een onderwerp waarvan je nog niet zoveel kennis hebt. Je doet research naar dit onderwerp, zodat je beter begrijpt waar het over gaat. Vervolgens maak je vakkundig het verslag volgens de wensen van de klant. Een agendapunt dat toch niet helemaal duidelijk is, luister je terug zodat je zeker weet dat je het volledig vastlegt.


Je kijkt op de klok. Het is 16.00 uur en je besluit dat het tijd is om boodschappen te doen. Je hebt zin om vanavond uitgebreid te koken. Je bent flexibel in je tijd, dus je weet dat je hiervoor ruimte kunt vrijmaken. Je bedenkt dat het prettig is om morgenochtend eerst te sporten, zodat je daarna fris en fruitig verder kunt met het uitwerken van het verslag. Onze ideale kandidaat Je bent flexibel en hebt een proactieve houding. Je beschikt over een uitstekend taalgevoel en bent in staat om goed te luisteren. Je vindt het interessant om steeds weer bij andere bedrijven te komen en nieuwe mensen te ontmoeten. Je beweegt je gemakkelijk in groepen en vindt het vanzelfsprekend om je te verdiepen in de gevraagde materie en die kennis met collega’s te delen. Emma Handson vraagt geen specifieke opleiding of achtergrond, maar is met name op zoek naar betrokken en ambitieuze collega’s, die als visitekaartje van het bedrijf kunnen fungeren en in zichzelf en in het bedrijf willen investeren.


Functieprofiel

– Je hebt hbo werk- en denkniveau.

– Je beschikt over ruime ervaring met MS Office.

– Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

– Een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift is een pre.

– Je hebt analytische vaardigheden.

– Je hebt een representatie uitstraling.

– Je kan goed omgaan met deadlines.

– Je hebt een positieve en enthousiaste instelling.


Aanbod

Emma Handson biedt je een uitdagende en interessante functie met veel vrijheid en passende vergoedingen. Je komt te werken in een hecht en enthousiast team met een grote onderlinge betrokkenheid. Werkplezier staat bij ons hoog in het vaandel. Er is sprake van een zorgvuldig inwerktraject en ook daarna zijn er voldoende mogelijkheden om je kennis en kunde steeds verder te vergroten. Afhankelijk van je eigen motivatie en mogelijkheden kunnen werkzaamheden gaandeweg worden uitgebreid.


Over Emma Handson

Emma Handson is een sterk groeiende dienstverlenende organisatie met circa 40 medewerkers. Het bedrijf is gevestigd in Vught en Amsterdam en heeft in 2018 het 25-jarig bestaan gevierd. Het bedrijf is gespecialiseerd in het ondersteune

Vacature details